טיפים למשרד הראשון: מושגי יסוד בהשכרת משרד

החלטנו שהגיעה העת לשדרג את העסק / מיזם שלנו. כבר לא מתאים לנו לעבוד בפתרונות ארעיים או אקראיים, חללים משותפים, בתים ובתי קפה, גייסנו כסף, נכנסו לקוחות ראשונים, צריך עובדים והזמן להתמסד הגיע.הצורך לשכור משרד חיוני לשם התמסדות וצמיחה, ראשית זה המקום שבו יתנהל העסק והוא יפריד בין החיים האישיים שלנו והחיים המקצועיים, בנוסף הוא יהווה את החזות של המיזם / המותג שלנו ויתן את תחושת הבית ללקוחות ולצדדים השלישיים שאנו בקשר עסקי יומיומי עמם. משרד הינו צורך לשם ביסוס וצמיחת העסק, גם בעולם שבו עסקים וירטואליים פורחים, בסופו של יום יש את הבית העסקי, הבסיס שממנו מנוהל העסק. בחלל זה יהיה ניתן לנהל ביעילות, למקם את העובדים, להתכנס, לדון, לפגוש ולהחליט. כמה טיפים חיוניים בבואכם לשכור משרד, יש לשים לב לאלמנטים הבאים המכריעים: מיקום, נגישות, תחבורה, עלויות, שכנים, סביבה תומכת עסקית, מצב נכס תפעולי ואופי בעלים.

מושגי יסוד בהשכרת משרד – מיקום, עלויות ותמיכה בהצלחה

ראשית מיקום, היכן עדיף לשכור משרד? תלוי בסוג העיסוק, אך השיקול המרכזי הוא העובדים והלקוחות. הסביבה צריכה להיות תומכת עסקית עם כל השירותים הנדרשים לחברה שלכם בקרבת מקום. בדרך כלל יש את כל הצרכים התומכים באזורי התעשייה המרכזיים, אולם צריך לשים לב לנגישות, לעתים מדובר בפקקים בוקר וערב שפוגעים ביעילות ובהתנהלות העסק.

המקומות שהכי כדאי לשכור בהם משרד הם ערים במרכז הארץ, תל-אביב, רמת גן, הרצליה וכו׳. החזות והייצוגיות לעסקים המארחים לקוחות מכתיבים נכס בבנין מטופח, עם חברת ניהול מוכרת, ותכנון משרד קפדני עם כל המאפיינים שנדרשים לאירוח מכובד של הלקוחות והספקים. מאידך במרכז הארץ מדובר במשרדים יקרים, לפיכך ניתן להרחיק מעט למקום נגיש ונוח, עם תחבורה ציבורית, רכבת ומערך כבישים נגיש ולא פקוק בשעות העומס, מה שיכול אפילו להפוך לייתרון.

עלויות כוללות: שכר דירה לשטח ברוטו, דמי ניהול לשטח ברוטו, ארנונה, מחיר חנייה, חשמל, נקיון פנימי ומים. כל אלו יש לחשב ולהשוות בין האלטרנטיבות השונות, לכך יש להוסיף את עלות ההגעה של העובדים, בזמן ובדלק, וכן את הנוחיות ללקוחות ובעלי העניין (אסור להיות במצב בו מתבטלות פגישות ומהלכים עסקיים בשל נגישות קשה וחוסר נוחיות בניהול היומיומי בגלל המיקום)

לכל אזור תעשייה יש דגשים משלו וחברות בעלי אופי מסויים המאכלסות אותו, יש לבחון ולנתח האם הנוכחות שלנו באזור תשפיע לחיוב על העסק והאזור יזין אותנו לצמיחה ורווחה עסקית. רצוי גם לפעול באזור בו ישנם עסקים הדומים לנו מה שמכונה בעולם השיווק – אשכולות.

שכנים הם חלק מהסביבה העסקית, צריך לבחון את השפעתם המיידית וההיזון החוזר עם העסק שלכם. ראינו לא אחת חברות שלא מוצאות עצמם בבנין עם שכנים רועשים שפעילותם מאופיינת באירוח המוני, אוכלוסיות מהסוג שלא כל כך מקדמות את העסק שלכם, לפיכך יש לבקר בבניין בשעות שונות ולראות את התנועה והשפעתה על הדיירים.

מצב נכס: מעטפת או גמר? מטופח ושמור או דורש התאמות? ככל שהנכס מתאים יותר לרשימת הצרכים של החברה ומתוחזק ברמה נאותה, יש להתייחס אליו כאופציה מועדפת, לפחות בקריטריון זה.

אופי בעלים. ככל שמדובר בחברה בעלת נדלן עסקי המנוסה בניהול נכסים וטיפול בתקלות שוטפות כן יחשב המשכיר לאיכותי יותר, על אף שגם לעתים בעלים פרטיים מקפידים לשמור על הנכס שלהם ולדאוג לתיקונים ושיפוצים ברמה נאותה. יש לקבל המלצות על בעלי הנכס, הואיל ובבא היום עלולה להיות לאופי הבעלים השפעה על רציפות ונוחיות התנהלות העסק, שיכולה לעתים אף להגיע לעלויות חריגות ולא צפויות. יחסי שוכר משכיר הם מרכיב חשוב בפעילות עסק, עד לשעתים חברות משנות מיקום בשל קושי להתנהל מול בעלי הנכס, מה שכרוך בעלויות מיותרות ואובדן זמן תפקוד עסקי חשוב.

מושגי יסוד בהשכרת משרד – יחס הברוטו נטו וחשיבותו המכרעת?

יחס הברוטו נטו מסמן את השטח שאנחנו מקבלים בפועל מול מה שמשלמים בשבילו. חשוב שנהיה מודעים לכך שכאשר אנחנו שוכרים משרד אנחנו גם משלמים על השטחים הציבוריים בבניין ובקומת המשרד ולא רק על שטח המשרד עצמו.שטחי הנטו של המשרד הם החללים הפנימיים של המשרד, בעוד שחללי הברוטו של המשרד הם השטחים הציבוריים שלו כמו למשל השירותים המשותפים, המסדרונות, המטבח המשותף וגם המעלית והקבלה של הבניין. הקדשנו פוסט מקיף לנושא החשוב מאין כמותו בבלוג שלנו, ככלל יהא עליכם צריך למדוד את הנכס נטו ולמקם את כל הפונקציות והעובדים בשטח, בסקיצת תכנון ראשונית. אחר כך לבדוק את העלות הכוללת למטר נטו ולראות אם היא עולה בקנה אחד למחירים האלטרטיביים של המשרדים האחרים שהוצעו לכם. לעתים מחיר זול למ״ד יכול להתברר כיקר כאשר קיים יחס ברוטו נטו רע.